Anwender Tipp: Arbeitspläne

Unser heutiger Beitrag befasst sich mit dem Anlegen und Bearbeiten von Arbeitsplänen.

Arbeitspläne erleichtern Ihre Mitarbeitereinsatzplanung effizient. Sie können angefertigte Arbeitspläne allen Mitarbeitern zuordnen, so dass keine manuelle Bearbeitung der Arbeitszeiten notwendig ist. Arbeitspläne können Mitarbeitern im Multiplaner zugeordnet werden oder direkt in der Rollierung, wenn es sich dabei um einen wiederkehrenden Arbeitsrhythmus handelt.

Bevor Sie jedoch mit den Arbeitsplänen starten können, müssen Sie diese anlegen. Einige Arbeitspläne wurden bereits von uns angelegt, die wir anhand der Datenerfassung, die wir von Ihnen nach dem Kauf von MEP24web erhalten haben, ablesen konnten. In der Regel handelt es sich hierbei meistens nicht um alle Arbeitspläne, die in Ihrem Unternehmen vorkommen. Daher ist es notwendig, dass Sie weitere Arbeitspläne anlegen können.

Die Arbeitspläne können Sie unter Konfiguration ➔ Stammdaten entweder auf der Ebene der Organisation, der Filiale oder der Abteilung anlegen.

Arbeitspläne bearbeiten

Diese Funktion finden Sie unter: Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Organisation, Filiale oder Abteilung auswählen ➔ Arbeitspläne bearbeiten.

Um die Mitarbeiter später in den Rollierungen und auch im Multiplaner einzuplanen, könnten Sie selbstverständlich allen Mitarbeitern manuelle Arbeitszeiten hinterlegen. Da dies jedoch sehr zeitaufwendig ist, empfehlen wir zu Beginn alle Arbeitszeiten, die bei Ihnen im Unternehmen vorkommen, als Arbeitspläne anzulegen. Dies ermöglicht Ihnen, Arbeitszeiten, die mehrfach vorkommen, schnell und unkompliziert einem Mitarbeiter zuzuordnen. Sie können Arbeitspläne sowohl auf der Organisationsebene festlegen, die dann für alle Filialen und Abteilungen genutzt werden oder auch nur auf Filiale- oder Abteilungsebene, wenn diese Arbeitspläne nur für die eine Filiale oder Abteilung sind.

 

Einstellungen der Arbeitspläne

Diese Funktion finden Sie unter: Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Organisation, Filiale oder Abteilung auswählen ➔ Arbeitspläne bearbeiten ➔ Einstellungen.

Bevor Sie Ihren ersten Plan behandeln, sollten Sie sich mit den Einstellungen beschäftigen. Diese helfen Ihnen später, nur die von Ihnen benötigten Zeiträume und Informationen anzeigen zu lassen.

Zunächst legen Sie einen Intervall fest, in welchen Abständen Ihnen die Uhrzeiten angezeigt werden. Sie haben hier die Auswahl zwischen 15 Minuten, 30 Minuten und 1 Stunde.

Anschließend legen Sie fest, welcher Gesamtzeitraum Ihnen angezeigt werden soll. Wir empfehlen hier + -1 Stunde zu den Öffnungszeiten zu hinterlegen, sodass Ihnen auch Arbeitspläne außerhalb der Öffnungszeit noch sichtbar dargestellt werden.

Die Einstellung, ob Sonntage angezeigt werden sollen, ist bei den Arbeitsplänen nicht notwendig. Diese bezieht sich auf den Multiplaner, ob dort die Anzeige der Sonntage relevant ist.

In der Balkendarstellung können Sie auswählen, welche Farben Ihnen zu den jeweiligen Arbeitszeiten erscheinen. Die Standardeinstellung „Tätigkeit / Einsatzort“ zeigt Ihnen die Farbe der Tätigkeit innen an und die Farbe des Einsatzortes außen. Diese Anzeige können Sie auch umdrehen, sodass der Einsatzort innen angezeigt wird und die Farbe der Tätigkeit außen oder alternativ auch nur die Farbe der Tätigkeit oder nur die Farbe des Einsatzortes.

Balkendarstellung Tätigkeit:

Balkendarstellung Einsatzort:

Balkendarstellung Tätigkeit und Einsatzort

Balkendarstellung Einsatzort und Tätigkeit

Zuletzt können Sie noch die Zeitbalken-Rasterung auswählen. Hier können Sie festlegen, ob Sie die Arbeitspläne in 5 Minuten-Schritten bis hin zu 60 Minuten-Schritten hinterlegen möchten.

 

Plan anlegen

Diese Funktion finden Sie unter: Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Organisation, Filiale oder Abteilung auswählen ➔ Arbeitspläne bearbeiten ➔ Plan anlegen.

Um neue Arbeitspläne anzulegen, müssen Sie auf das grüne Plussymbol „Plan anlegen“ klicken. Anschließend öffnet sich das Fenster Arbeitsplaneditor.

Sie hinterlegen zunächst ein Kürzel für den jeweiligen Arbeitsplan. Das Kürzel muss dabei 1-4 Zeichen lang sein und kann sowohl aus Zahlen als auch aus Buchstaben bestehen. Standardmäßig werden die vom Support erstellten Arbeitspläne mit chronologischen Kürzeln versehen.

Anschließend können Sie einen Namen für den jeweiligen Arbeitsplan festlegen. Wenn Sie keinen Namen hinterlegen, wird dieser automatisch vergeben und wie folgt aufgebaut: bei einer hinterlegten Arbeitszeit von 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr und einer 60-minütigen Pause ab 12:00 Uhr wird der Arbeitsplan mit dem Namen „A: 0800-1800 N: 900 P: 1200-60“ angezeigt. Das A steht dabei für den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, dass N steht für die Nettoarbeitszeiten der Mitarbeiter, die er für diesen Tag gutgeschrieben bekommt und das P steht für den Beginn und die Dauer der Pause.

Nun können Sie in den Feldern, die standardmäßig mit 00:00 angegeben sind, den Beginn und das Ende des gewünschten Arbeitsplanes hinterlegen. Danach bestimmen Sie die jeweilige Tätigkeit und die Abteilung mit der der Mitarbeiter beschäftigt sein soll, der diesen Arbeitsplan zugeordnet bekommt. Wenn Sie die Tätigkeit Arbeit und als Abteilung Stammabteilung hinterlegen, ist dies die neutralste Einstellung, sodass dieser Arbeitsplan bei allen Mitarbeitern jederzeit zugeordnet werden kann. Wenn der Mitarbeiter eine oder mehrere Pausen während der angegebenen Arbeitszeit erhalten soll, können Sie diese in dem Feld rechts neben der Eingabe der Arbeitszeiten festlegen. Bitte beachten Sie dabei, dass der entsprechende Plan, für den die Pausen hinterlegt werden sollen, ebenso ausgewählt ist.

 

Plan bearbeiten

Diese Funktion finden Sie unter: Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Organisation, Filiale oder Abteilung auswählen ➔ Arbeitspläne bearbeiten ➔ Plan bearbeiten.

Wenn Sie einen Arbeitsplan angelegt haben, den Sie anschließend noch einmal bearbeiten möchten, können Sie den entsprechenden Arbeitsplan auswählen und anschließend über „Plan bearbeiten“ anpassen. In diesem Fall erscheint Ihnen dann das Fenster mit dem Arbeitsplaneditor, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können.

 

Plan löschen

Diese Funktion finden Sie unter: Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Organisation, Filiale oder Abteilung auswählen ➔ Arbeitspläne bearbeiten ➔ Plan löschen.

Falsch angelegte Arbeitspläne, die nicht mehr benötigt werden, können aus Gründen der Übersicht direkt gelöscht werden. Wählen Sie dazu den entsprechenden Arbeitsplan aus und klicken Sie anschließend auf Plan löschen.

Achtung: Der Plan wird unmittelbar gelöscht und es erscheint keine Sicherheitsabfrage! Darüber hinaus hat das Löschen von Arbeitsplänen keinen Einfluss auf die Rollierungen oder bereits hinterlegte Arbeitspläne im Multiplaner. Diese bleiben nach wie vor bestehen.

 

Pläne kopieren

Diese Funktion finden Sie unter: Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Organisation, Filiale oder Abteilung auswählen ➔ Arbeitspläne bearbeiten ➔ Pläne kopieren.

Wenn Sie einen Arbeitsplan angelegt haben, den Sie beispielsweise auch für eine andere Filiale oder Abteilung nutzen möchten, können Sie diesen Plan kopieren und in dem sich anschließend öffnenden Fenster die jeweilige Filiale oder Abteilung auswählen, in die dieser Arbeitsplan eingefügt werden soll.

 

Pläne verschieben

Diese Funktion finden Sie unter: Konfiguration ➔ Stammdaten ➔  Organisation, Filiale oder Abteilung auswählen ➔ Arbeitspläne bearbeiten ➔ Pläne verschieben.

Wenn Sie einen Arbeitsplan angelegt haben, den Sie komplett in eine andere Filiale oder Abteilung verschieben möchten, können Sie diesen über „Pläne verschieben“ im sich anschließend öffnenden Fenster der jeweiligen Filiale oder Abteilung zuteilen, in welche dieser Arbeitsplan verschoben werden soll.

Pläne verschieben:

Auswahl, wohin verschoben werden soll:

Ansicht des Arbeitsplanes in der neuen Abteilung:

 

Lesen Sie hier den Beitrag über Zeichen in Arbeitspläne.
Für sämtliche Fragen rund um MEP24web stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sie erreichen uns per E-Mail MEP24 Support oder telefonisch unter: +49 6220 – 307 99-20.

By | 2018-06-10T22:40:36+00:00 26. 07. 2017|Tipps für Anwender|