Anwender Tipp: Bedarfsgerechte Planung mit MEP24 einfach umsetzen – Teil 1

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Einstellungen für Istwerte und Planwerte in MEP24web finden und bearbeiten.

Um die bedarfs- und frequenzorientierte Einsatzplanung zu nutzen, müssen in MEP24web zunächst einmal Istwerte hinterlegt werden. Die Istwerte geben Sie manuell ein oder lassen je nach Warenwirtschaft, voll- oder halbautomatisch importieren.

Die Istwerte finden Sie unter Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ gewünschte Abteilung anklicken (zum Beispiel „HV“ bei Apotheken oder „Verkauf“ im Einzelhandel) ➔ Istwerte hinterlegen oder einsehen.

Istwerte MEP24web

Beispiel für Istwerte

Die Istwerte werden durch eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft importiert. Sie erhalten jeden Tag den exportierten Wert (zum Beispiel Kunden oder Umsatz). Hinterlegen Sie die Istwerte manuell und tragen Sie dafür jeden Tag einen individuellen Wert ein.

Natürlich kommen die Kunden nicht alle auf einmal in Ihr Unternehmen, sie verteilen sich auf die Öffnungszeiten. Daher ist es notwendig die sogenannten Frequenzen zu hinterlegen, die Sie prozentual angeben, wann wie viele Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihrem Unternehmen waren.

Wie die Kunden prozentual auf den Tag verteilt sind, entnehmen Sie aus der Grafik und der Tabelle in den Frequenzen unter Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Abteilung auswählen ➔ Frequenzen. Hierbei handelt es sich um eine durchschnittliche Verteilung der Kunden innerhalb der letzten 52 Wochen. Werden die Istwerte aus der Warenwirtschaft importiert, so werden die Frequenzen automatisch hinterlegt. Bei einer manuellen Eingabe der Istwerte, müssen Sie auch die Frequenzverteilung manuell hinterlegen. Wählen Sie hierzu eine Schrittgröße aus und hinterlegen für jede Schrittgröße und jeden Wochentag einen prozentualen Wert.

Frequenz MEP24web

Beispiel für Frequenzen

Zu Beginn jedes Kalenderjahres müssen Sie aus den vorhandenen Istwerten der Vergangenheit, die Planwerte der Zukunft generieren und anpassen.

Unter Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Abteilung auswählen ➔ Istwerte, finden Sie alle vorhandenen Kundenzahlen. Wenn einzelne Tage oder Wochen fehlen, müssen Sie diese manuell hinterlegen oder wenden Sie sich an Ihre Warenwirtschaft, damit diese die Zahlen nachträglich exportiert.

Aus den vorhandenen Istwerten von 2017 generieren Sie die Planwerte für 2018. Das machen Sie wie folgt:

Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Abteilung (zum Beispiel „Handverkauf“) auswählen ➔ Planwerte ➔ oben links bitte das Kalenderjahr auswählen für das Sie die Planwerte generieren ➔ in der Mitte „Import Vorjahr 1:1“ ➔ je nach Anzahl der Kalenderwochen, haben Sie die Möglichkeit die importierten Zahlen um eine oder mehrere Wochen nach vorne oder hinten zu verschieben ➔ Importieren ➔ Ja ➔ Die Kundenzahlen werden an den einzelnen Tagen gelistet. Diese Zahlen müssen noch an die aktuellen Events (Feiertage, Schulferien, Aktionen, etc.) angepasst werden ➔ OK.

Planwerte MEP24web

Beispiel für Planwerte

MEP24webMEP24web

Die generierten Zahlen orientieren sich jeweils am Wochentag (z. B. 1. Montag im März) des Vorjahres. Rot hinterlegte Felder zeigen an, dass dieser Tag im Vorjahr ein Feiertag war, hier übernehmen Sie die Werte eines vergleichbaren Tages, die Feiertage und Events Ihrer Apotheke werden über das rot gedruckte Datum angezeigt. Lila hinterlegte Felder zeigen an, dass für diesen Tag keine Vorjahreszahlen vorliegen oder diese „0“ waren. Sie haben die Möglichkeit, diese Zahlen ebenfalls manuell nachzutragen.

Darüber hinaus werden die Werte des Vorjahres einmal 1:1 übernommen und der Originalwert wird über einen Trend angepasst. Diese Anpassungen über einen Trend nehmen Sie zum Beispiel dann vor, wenn der Arzt nebenan dieses Jahr anders Urlaub macht als verganges Jahr oder wenn sich aus anderen Gründen die zu erwartenden Kunden oder Umsätze im Vergleich zum Vorjahr ändern sollten.
Sie hinterlegen einen Trend für einen Monat oder für einzelne Kalenderwochen und auch für einzelne Tage. Klicken Sie dabei im Fenster Planwerte auf den fett markierten Monat oder die fett markierte Woche, die Sie anpassen wollen. Im geöffneten Fenster hinterlegen Sie in der Spalte Trend einen Prozentwert, um wie viel Prozent sich die Umsätze oder Kundenzahlen im Vergleich zum Vorjahr ändern werden. Sie haben hier auch die Möglichkeit mehrere Tage oder Wochen zu markieren und über den Button „Wert festlegen“ für alle markierten Tage gleichzeitig einen neuen Wert festzulegen.

In unserem nächsten Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Arbeitsleistung hinterlegen und die prozentuale Zugehörigkeit zur Bedarfsanalyse für einzelne Mitarbeiter oder Tätigkeiten anpassen.

 

Lesen Sie den 2. Teil der bedarfsgerechten Planung.
Für sämtliche Fragen rund um MEP24web stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sie erreichen uns per E-Mail MEP24 Support oder rufen Sie uns an unter: +49 6220 – 307 99-20.

By | 2018-06-10T22:40:36+00:00 22. 11. 2017|Tipps für Anwender|