Nie zu wenige und nie zu viele Mitarbeiter planen, ist das Ziel der Einsatzplanung.

Eine zu geringe Besetzung erzeugt Stress bei Mitarbeitern und führt zu unzufriedenen Kunden. Gestresste Mitarbeiter werden häufiger krank und unzufriedene Kunden bleiben einfach weg. Außerdem entsteht eine gefährliche Situation, wenn man an den Einsatzzeiten der Mitarbeiter spart. Zu viele Mitarbeiter einzuplanen mag zwar für die Kunden bequem sein, führt aber zu erhöhten Personalkosten, zu Leerlauf und zu wenig ausgelasteten, unterforderten Mitarbeitern. Deshalb heißt es, mit der frequenzorientierten, bedarfsgerechten Einsatzplanung eine Balance zu finden zwischen diesen beiden Extremen.

Um Ihre Einsatzplanung im Interesse von Kunden und Mitarbeitern zu optimieren, beschäftigen Sie sich mit folgenden Themen:

Frequenzverteilung

Wie unterscheiden sich die einzelnen Wochentage? Wie viele Kunden kommen im Durchschnitt am Montag von 11–12 Uhr? Wann machen wir samstags den meisten Umsatz?

Oft kann diese Frequenzverteilung automatisch durch eine Schnittstelle zu Ihrer Warenwirtschaft erfolgen. Aus den Daten der Vergangenheit wird ausgewertet, wieviel Prozent vom Umsatz oder Kunden Sie z. B. zwischen 9 und 10 Uhr erwarten. Auch manuell nutzen Sie die Frequenzverteilung: verteilen Sie 100% der zu erwartenden Kunden/Umsatz nach Ihrer Erfahrung auf die Ladenöffnungszeiten.

Arbeitsleistung

Wie viele Kunden kann ein Mitarbeiter pro Stunde bedienen? Wieviel Umsatz kann eine Kassiererin pro Stunde bewältigen?

Den richtigen Wert ermitteln Sie nur in der Praxis. Eine zu hohe Arbeitsleistung reduziert zwar die Personalkosten, führt aber auch zu Stress und Kundenunzufriedenheit. Eine niedrige Arbeitsleistung erhöht die Personalkosten und erzeugt Leerlauf.

Ermitteln Sie einfach mal Ihre Personalleistung der letzten Woche:

MEP24 Software GmbH Bedarfsgerechte Planung Formel

Anzahl der Kunden oder den Umsatz durch die Zahl der anwesenden Mitarbeiter teilen und Sie haben den Wert der letzten Woche.

Hatten Sie das Gefühl einer guten Einsatzplanung? Oder erinnern Sie sich noch an Stress oder Leerlauf in der letzten Woche? Genauso nähern Sie sich dem richtigen Wert, wenn Sie die Arbeitsleistung einfach tageweise ermitteln. In der Praxis werden Sie außerdem feststellen, dass die Arbeitsleistung im Tages- und im Wochenverlauf schwankt. Genau diese Vorgaben verarbeiten Sie später in MEP24web und lassen damit Ihre optimale Einsatzplanung ermitteln.

In der nächsten Woche erfahren Sie, wie Sie mit Ihren Plandaten die „optimale“ Einsatzplanung ermitteln und wie Sie das mit der Mindest- und Maximalbesetzung verfeinern.

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