Heute erfahren Sie, wie Sie mit Ihren Plandaten die „optimale“ Einsatzplanung ermitteln und wie Sie das mit der Mindest- und Maximalbesetzung verfeinern.

Nie zu wenige und nie zu viele Mitarbeiter planen, ist das Ziel der Einsatzplanung.

Beispiel:

  • 600 Kunden bzw. ein Umsatz von 6.000 € werden am nächsten Montag erwartet. Wie viele Mitarbeiter benötigen Sie demnach?
  • 600÷10=60 Stunden werden morgen insgesamt gebraucht. Und von 10–11 Uhr benötigen Sie 3 Mitarbeiter.
  • Wie kommt man darauf, fragen Sie sich und hier ist die Lösung:
    600 Kunden planen Sie, als Arbeitsleistung haben Sie „10“ ermittelt, also werden 10 Kunden pro Stunde beraten.
    600÷10=60 Stunden werden für den Montag gebraucht.
  • Von 10–11 Uhr erwarten Sie 5% Ihrer Kunden durch Ihre Frequenzberechnung ermittelt. 600 Kunden für den ganzen Tag, 5% von 10 bis 11 Uhr, ergeben 30 Kunden in dieser Stunde. 30 Kunden geteilt durch die Arbeitsleistung von 10 sind 3 einzuplanende Mitarbeiter.

Das alles wird durch MEP24web automatisch berechnet, weil die Frequenzverteilung und die Arbeitsleistung im System schon hinterlegt sind. Sie geben nur die Planzahlen ein: pro Tag, Woche, Monat, letztendlich  hinterlegen Sie in einfachen Schritten Ihre Planzahlen für das ganze Jahr. MEP24web berechnet Ihnen dann den Personalbedarf für jede Stunde der Ladenöffnung. Möglich ist auch die Bedarfsberechnung pro halbe oder viertel Stunde. Wir empfehlen Ihnen die Bedarfsberechnung auf Stundenbasis, weil es einfacher, übersichtlicher und trotzdem genau ist.

Wenn Sie lieber in Euro rechnen anstatt mit Kunden, geht die Bedarfsberechnung genauso: 6.000 € Planumsatz, 100 € Stundenleistung ergeben 60 Mitarbeiterstunden als Bedarf.

Mindest- und Maximalbesetzung

Sie wissen, dass z. B. der Mittwoch von 8 bis 9 Uhr recht ruhig ist. Oft kommen nur ganz wenige oder manchmal gar keine Kunden in dieser frühen Stunde.

MEP24web berechnet dann:

8 bis 9 Uhr: 3 Kunden, Arbeitsleistung 10, Mitarbeiterbedarf also 3÷10=0,3 bzw. gerundet „0“ Mitarbeiter.

Damit sind Sie nicht einverstanden, weil Sie beispielsweise aus Gründen von Service und der Diebstahlsicherung immer 2 Mitarbeiter anwesend haben wollen. Deshalb stellen Sie in MEP24web als Mindestbesetzung „2“ ein. MEP24web berechnet dann unabhängig von den Plandaten immer mindestens 2 Mitarbeiter.

Oder Sie haben nur 6 Checkout Kassen oder bestimmen, dass maximal 4 Mitarbeiter – unabhängig vom Umsatz- und Kundenplanung eingeplant werden müssen. Deshalb haben Sie auch die Möglichkeit eine Maximalbesetzung zu definieren. Die Mindest- und die Maximalbesetzung hinterlegen Sie für jede Stunde Ihrer Ladenöffnung .

Mindest- und Maximalbesetzung sind die Basis für Ihre manuelle Planung, wenn Sie z. B. den Backoffice-Bereich oder eine andere Abteilung, für die es keine Plandaten gibt, organisieren und auf einen Blick sehen wollen, ob Sie zu viele oder zu wenige Mitarbeiter eingeteilt haben.

In den nächsten Wochen erfahren Sie, welche Einstellungen Sie konkret in MEP24web vornehmen müssen, damit Sie bedarfsgerecht und frequenzorientiert planen. So kommen Sie dem Ziel „nie zu wenig und nie zu viele Mitarbeiter“ näher und werden Woche für Woche treffsicherer. Ihre Mitarbeiter werden motivierter und Ihre Kunden sind zufriedener, wenn Chaos und Stress durch Unterbesetzung vermieden werden.

 

Lesen Sie den 1. Teil der bedarfsgerechten Planung.
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