Spart man mit einer „Stempeluhr“ Personalkosten?

„Jetzt brauchen wir aber eine Stempeluhr, damit wir die Personalkosten in den Griff bekommen.“ So oder ähnlich äußern sich manchmal Kunden und fragen bei uns an, was wir dazu liefern können. Ja, MEP24 liefert Ihnen auch eine „Stempeluhr“, natürlich hochmodern mit Fingerscanning oder Chipleser.

Doch was bedeutet die minutengenaue Zeiterfassung in der Praxis? Nehmen wir ein praktisches Beispiel: Ein Mitarbeiter soll von 11–20 Uhr arbeiten mit 1 Stunde Pause von 13–14 Uhr. Dies entspricht somit einer Arbeitszeit von 8 Stunden.

Folgendes ist von Ihnen zu prüfen und zu entscheiden, z. B.: Was ist, wenn sich der Mitarbeiter um 10:50 Uhr „einstempelt“ und um 20:08 Uhr „ausstempelt“?

  1. Alles was gestempelt wird, wird zur bezahlten Arbeitszeit. Es erfolgt eine minutengenaue Abrechnung. Die Folge: Einige der Mitarbeiter erkennen, dass sich so sehr schnell Mehrstunden ansammeln lassen. Ihre Personalkosten steigen! Auf der anderen Seite werden notorisch zu spät Kommende jetzt definitiv pünktlich kommen, sonst machen sie Minusstunden.
  2. Es gilt die geplante Zeit. Abweichungen, also mehr Mehr- oder Minderzeit, müssen gebucht werden. Folge: Viele manuelle Korrekturbuchungen der Mitarbeiter. Mehrarbeit muss genehmigt werden oder kann durch die Einstellungen der Zeiterfassung automatisch übernommen werden. Dies ist dann zu überwachen.
  3. Der Mitarbeiter stempelt um 11:04 Uhr („Unfall, Stau“) und bekommt dann auch nur die Arbeitszeit ab 11:04 Uhr berechnet? Die Folge: Dieser Mitarbeiter wird in Zukunft nicht mehr schon 5 oder 10 Minuten eher kommen, sondern ab sofort „Dienst nach Vorschrift“ machen und erst ab 11 Uhr arbeiten. Um dem entgegenzuwirken, können Sie in den Einstellungen der Zeiterfassung Toleranzzeiten einstellen, so dass in diesem Fall die Stempelzeit innerhalb von 5 Minuten vor und nach der geplanten Zeit automatisch auf 11:00 Uhr (geplante Zeit) festgelegt wird. Der Mitarbeiter kommt also erst um 11:04 Uhr, bekommt aber dennoch 11:00 Uhr als Arbeitszeitstart. Im Gegenzug, wenn der Mitarbeiter um 20:03 Uhr geht, erhält er automatisch 20:00 Uhr als Arbeitsende.
  4. Sie führen eine Toleranzzeit ein, z. B. 10:46–10:59 Uhr = 11 Uhr, 20:01–20:14 Uhr = 20 Uhr. Die Folge: Der Mitarbeiter stempelt nie um 20:12 Uhr (er „verliert“ dann 12 Minuten, sondern er wartet noch 3 Minuten und „gewinnt“ dann 15 Minuten). Wie schätzen Sie Ihre Mitarbeiter ein?
  5. Zu klären ist noch, ob und wie Pausen gestempelt werden oder ob diese automatisch abgezogen werden. Oder ob die geplanten Abteilungen und Tätigkeiten automatisch übernommen werden sollen oder beim Stempeln jedes Mal erfasst werden müssen. Dies können Sie ganz bequem in den Einstellungen der Zeiterfassung vornehmen.

Sie sehen, es gibt viele Fragen und notwendige Entscheidungen, die bei der Einführung einer elektronischen Zeiterfassung geklärt werden müssen. Und eines kann die beste elektronische Zeiterfassung auch nicht: Arbeitszeiten erfassen! Erfasst wird nur die Anwesenheit und nicht einmal das ist sicher. Personalkosten, das können wir Ihnen zusichern, sparen Sie eher nicht mit einer elektronischen Zeiterfassung. Durch die zusätzliche Bürokratie und durch die Technik werden sich die Personalkosten aus Erfahrung um ca. 5% erhöhen. Aber eine elektronische Zeiterfassung kann, wenn sie richtig eingesetzt wird, eine Zeitersparnis bei der Einsatzplanung bedeuten. Dadurch, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nun selbstständig durch das Stempeln erfassen wird möglicherweise die Dienstplanung für den verantwortlichen MEP-Mitarbeiter einfacher.

Berücksichtigen Sie diese Aspekte und Erfahrungen zur „technischen Zeiterfassung“. Lassen Sie sich vom MEP24-Team zur richtigen Entscheidung für Ihre Zeiterfassung beraten.

Im nächsten NL gehen wir darauf ein, wie Sie „vertrauensbasiert“ Ihre Arbeitszeiten mit MEP24web erfassen können.

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