Grundeinstellungen in MEP24web

Mitarbeiter arbeiten nicht ausschließlich nur nach der eingetragenen Planzeit. Gelegentlich arbeiten sie länger oder gehen früher nach Hause. Damit das Zeitkonto der Mitarbeiter auch in diesem Fall noch korrekt ist, passen Sie die Arbeitszeiten in MEP24web an.

Um die planungsverantwortlichen Mitarbeiter zu entlasten, können ihre Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal die geänderten Arbeitszeiten selbstständig eintragen. Hierzu stellen Sie Folgendes ein:

Konfiguration ➔ Grundeinstellungen ➔ zweiter Reiter „Mitarbeiterportal“ ➔ geben Sie bei „Anzahl Tage in der Vergangenheit planen“ einen Zeitraum vor, in dem die Mitarbeiter die Zeiten ändern dürfen (z. B. 14 Tage) ➔ Speichern, unten rechts.

Konfiguration ➔ Stammdaten ➔ Ebene der „Organisation“ oder der „Filiale/Abteilung“ auswählen ➔ Berechtigungen ➔ wählen Sie auf der linken Seite die Gruppe „Mitarbeiter“ aus ➔ auf der rechten Seite bei dem Benutzerrecht „Arbeitspläne/Arbeitszeiten“ ein Häkchen setzen ➔ Übernehmen.

Im Mitarbeiterportal erscheint anschließend ein „Zeiten bearbeiten“ Button, hierüber können die Zeiten geändert werden. Die geänderten Zeiten werden dann automatisch in die Zeitkonten der Mitarbeiter übernommen.

Istzeiten

Damit Sie einen Unterschied erkennen zwischen der ursprünglich geplanten Arbeitszeit und der vom Mitarbeiter eingetragenen tatsächlichen Istzeit, ist eine kostenlose Anpassung Ihrer Lizenz notwendig.

Durch die Lizenz „Istzeiten“ erhalten Sie im Zeitkonto zwei weitere Spalten. Die Spalte Istzeit und Ist.-Diff. Hier wird Ihnen angezeigt, wie der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat im Vergleich zu seiner ursprünglich eingetragenen Planzeit.

Darüber hinaus erhalten Sie im Multiplaner, wenn Sie mit der Maus über einen Arbeitsplan eines Mitarbeiters fahren, zwei Spalten angezeigt statt der üblichen einen Spalte. Fahren Sie mit der Maus über einen Arbeitsplan mit heutigem oder vergangenem Datum, sehen Sie sowohl die Planzeile als auch die Istzeile.

Achtung: Bei dieser Version bearbeiten Sie die von der ursprünglichen Planzeit abweichenden Arbeitszeiten, mit heutigem und vergangenem Datum, direkt im Zeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters. Änderungen im Multiplaner, mit heutigem und vergangenem Datum, ändern nur die Planzeit aber nicht die Istzeit.

Wenn  Mitarbeiter geänderte Arbeitszeiten selbstständig eintragen können und  diese geänderten Arbeitszeiten erst einmal in einem Zeitprotokoll gesammelt werden, bedarf es einer ergänzenden Einstellung.

Wenn Sie die Lizenz „Istzeiten“ verwenden, können Sie unter Konfiguration ➔ Grundeinstellungen ➔ Mitarbeiterportal ➔ manuelle Freigabe ➔ Ja ➔ Änderungen speichern festlegen, damit die durch den Mitarbeiter geänderten Arbeitszeiten erst im Zeitprotokoll bearbeitet werden.

Unter Multiplaner ➔ Zeitprotokoll finden Sie dann alle vom Mitarbeiter geänderten Arbeitszeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, die geänderten Arbeitszeiten auszuwählen und zu bearbeiten. Sie können die Planzeit oder die erfasste Zeit übernehmen. Sie können Korrekturen vornehmen, dass der Mitarbeiter nicht gearbeitet hat oder die erfasste Zeit bearbeiten. Ebenso können Sie eine Korrektur vornehmen und stattdessen eine Fehlzeit hinterlegen. Sobald Sie eine geänderte Arbeitszeit bearbeitet haben und auf „Änderungen speichern“ klicken, verschwindet diese aus dem Zeitprotokoll und wird zur tatsächlichen Istzeit im Zeitkonto.

Achtung: Solange die geänderte Arbeitszeit im Zeitprotokoll nicht als solche übernommen wird, ist automatisch die Planzeit die Istzeit. Wenn Sie dies nicht wünschen, stellen Sie folgendes ein: Konfiguration ➔ Grundeinstellungen ➔ Reiter „Mitarbeiterportal“ ➔ Erfasste Zeiten / Keine Gutschrift auf TA = Ja.

Arbeitszeiten über das Mitarbeiterportal oder MEP24team erfassen

Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal oder die MEP24team-App die tatsächlichen Arbeitszeiten hinterlegen können, ist, dass Sie als planungsverantwortliche Person die entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben.

Arbeitszeiten ändern durch den Mitarbeiter im Mitarbeiterportal
Sind die Einstellungen richtig vorgenommen, erscheint im Mitarbeiterportal das Feld „Zeiten bearbeiten“. Hierüber können die Zeiten geändert werden. Sobald der Mitarbeiter auf den entsprechenden Button klickt, öffnet sich ein neues kleines Fenster zum Zeiten bearbeiten. Hier findet der Mitarbeiter den heutigen Tag sowie die Tage in der Vergangenheit, entsprechend der von Ihnen eingestellten Zeiträume. Auf der rechten Seite gibt es für den jeweiligen Tag den Button „Zeiten bearbeiten“. Hier passen die Mitarbeiter nun die Arbeitszeit an und bestätigen mit OK.

Arbeitszeiten ändern durch den Mitarbeiter in der MEP24team-App
Sobald sich der Mitarbeiter in die App eingeloggt hat, findet er dort den Menüpunkt „Mehr“. Als Unterpunkt gibt es den Button „Zeiten bearbeiten“, wo der Mitarbeiter die geänderten Arbeitszeiten eintragen kann.

In unserem nächsten Beitrag erfahren Sie mehr zur elektronischen Zeiterfassung „ZiB – Zeit im Blick“.

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