Dienstplanung in der Tierarztpraxis: Wenn der Plan auch bei Änderungen funktionieren muss

Dienstplanung in der Tierarztpraxis: Wenn der Plan auch bei Änderungen funktionieren muss

Ein Notfall verschiebt den Feierabend. Eine Kollegin fällt kurzfristig aus. Für den nächsten Samstag ist zwar jemand eingetragen – aber ist auch die benötigte Qualifikation abgedeckt? In Tierarztpraxen und Tierkliniken zeigt sich jeden Tag aufs Neue, ob ein Dienstplan wirklich alltagstauglich ist.

Wie lässt sich die Personalorganisation so digitalisieren, dass sie zur Praxis passt? Diese Frage begegnet uns bei MEP24 in zahlreichen Gesprächen mit Tierärztinnen, Tierärzten und Praxisteams in ganz Deutschland. Auch bei Schulungen, gemeinsamen Optimierungen und Terminen vor Ort wird immer wieder deutlich: Eine Lösung muss die Abläufe der jeweiligen Praxis unterstützen und dem Team gerade dann helfen, wenn der Alltag anders verläuft als geplant.

Wenn eine Änderung den ganzen Plan betrifft

Eine gut besetzte Tierarztpraxis braucht zur richtigen Zeit die richtigen Menschen: für Sprechstunden, OP, Anmeldung, Station und gegebenenfalls Notdienst oder Rufbereitschaft. Gleichzeitig gilt es, Teilzeitmodelle, Urlaube, Fortbildungen und kurzfristige Ausfälle zu berücksichtigen.

Fällt beispielsweise eine Tierärztin an einem Tag mit geplanten Operationen aus, genügt es nicht, eine freie Person im Plan zu finden. Die Praxis muss klären, wer die Aufgaben übernehmen kann, welche Termine betroffen sind, wie sich andere Dienste dadurch verschieben und wer informiert werden muss. Wird die Änderung nur in einer Nachricht mitgeteilt, während im Pausenraum noch der alte Plan hängt, beginnen die Rückfragen von vorn.

Digitale Dienstplanung macht Besetzung, Qualifikationen und Änderungen an einem Ort sichtbar. So entsteht ein verlässlicher Überblick als Grundlage für weitere Entscheidungen. Über den Einsatz selbst entscheidet weiterhin der Praxisinhaber oder der Planungsverantwortliche.

Der Dienstplan zeigt die Theorie. Die Zeiterfassung zeigt den Arbeitstag.

Laut Dienstplan endet der Arbeitstag um 18 Uhr. Doch um 17:50 Uhr kommt ein Notfall. Gerade in der Tiermedizin weichen geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten häufig voneinander ab.

Wer diese Abweichungen erst Wochen später anhand von Zetteln, Nachrichten und Tabellen zusammenträgt, erschwert die Überprüfung unnötig. Eine digitale Lösung sollte geplante und erfasste Zeiten deshalb übersichtlich gegenüberstellen.

Ebenso wichtig sind klare Abläufe: Wer erfasst die Zeit? Wer prüft fehlende Buchungen? Wie werden Korrekturen dokumentiert? Und welche Informationen benötigt anschließend die Lohnbuchhaltung? Erst wenn diese Fragen für den Praxisalltag geklärt sind, kann die Technik das Team entlasten.

Erst die Abläufe verstehen, dann die passende Lösung wählen

Bevor sich eine Praxis für eine Software entscheidet, lohnt sich ein genauer Blick auf den bisherigen Informationsfluss: Wie entsteht der Dienstplan? Wo werden Abwesenheiten eingetragen? Wie erfährt das Team von Änderungen? Und welche Daten werden für die Abrechnung benötigt?

An solchen Übergabepunkten verlieren Praxen oft Zeit. Ein sinnvoller erster Schritt kann daher sein, die Planung und die Kommunikation von Planänderungen zu ordnen. Darauf aufbauend lassen sich Zeiterfassung, Zeitkonten und Auswertungen einbinden. Welche Reihenfolge sinnvoll ist, hängt von der Praxisgröße, den Schichtmodellen und den vorhandenen Systemen ab.

Bei der Produktauswahl helfen konkrete Fragen: Lassen sich Sprechstunden, OP, Station und Notdienste passend abbilden? Sind Qualifikationen und Mindestbesetzungen sichtbar? Können Mitarbeitende ihre Zeiten einfach erfassen? Welche Daten werden auf welchen Wegen an die Lohnbuchhaltung übermittelt? Und wer begleitet die Einführung?

Wissen aus der Praxis weitergeben

MEP24 beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Einsatzplanung in Praxen und Kliniken. MEP24web verbindet unter anderem Dienstplanung, Abwesenheiten und Arbeitszeiterfassung. Dabei spielt auch die Zusammenarbeit mit bestehenden branchenspezifischen Systemen eine Rolle. So gibt es beispielsweise Anbindungen an Vetera, easyVET und medikit. Welche Daten konkret ausgetauscht werden, hängt von der jeweiligen Integration und Einrichtung ab.

Aus zahlreichen Gesprächen, Schulungen und gemeinsamen Optimierungen mit Tierarztpraxen und Tierkliniken wissen wir: Digitale Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung funktionieren dann gut, wenn sie im Alltag aufeinander abgestimmt sind. Dazu gehört, Qualifikationen und Besetzung bei der Planung im Blick zu behalten, Änderungen verständlich an das Team weiterzugeben und die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten nachvollziehbar zu erfassen.

MEP24 begleitet Praxen dabei von der Einrichtung bis zur laufenden Optimierung. Denn mit der Einführung einer Software sind selten alle Fragen geklärt. Oft wird erst beim nächsten kurzfristigen Ausfall, bei einem veränderten Dienst oder einer Rückfrage zur Lohnabrechnung deutlich, wo sich ein Ablauf noch besser gestalten lässt.

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, CanvaPro
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