Inhaberwechsel in der Apotheke - Teil 2: Verträge und organisatorische Hürden

Verträge und organisatorische Hürden beim Inhaberwechsel

Ein Inhaberwechsel in der Apotheke bedeutet nicht nur eine emotionale Veränderung für Mitarbeiter, Kunden und den bisherigen Inhaber, sondern bringt auch eine Vielzahl organisatorischer und administrativer Aufgaben mit sich. Verträge müssen geprüft, bestehende Vereinbarungen auf ihre Übertragbarkeit hin untersucht und neue Absprachen vorbereitet werden, um den Betrieb ohne Unterbrechungen fortzuführen. Wer diese Punkte frühzeitig strukturiert angeht, kann Risiken minimieren und sorgt dafür, dass der Übergang reibungslos und transparent verläuft.

In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die wichtigsten Vertragskategorien, erläutern die besonderen rechtlichen Aspekte bei der Übernahme von Mitarbeitern und zeigen, wie ein effektives Vertragsmanagement aussehen kann. Den praktischen Abschluss bildet eine übersichtliche Checkliste für alle relevanten Verträge, die als Orientierung für die Vorbereitung des Inhaberwechsels dient.

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Welche Verträge müssen berücksichtigt werden?

Bei einem Inhaberwechsel gilt es, zahlreiche Verträge im Blick zu behalten. Diese betreffen nicht nur den laufenden Betrieb, sondern auch Rechte und Pflichten gegenüber Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern. Eine sorgfältige Prüfung und Dokumentation sind entscheidend, um finanzielle Risiken und operative Störungen zu vermeiden.

Besonders relevant sind folgende Kategorien:

• Arbeitsverträge und Übernahme von Mitarbeitern
• Lieferanten- und Dienstleistungsverträge
• Miet- oder Pachtverträge
• Software- und IT-Dienstleistungsverträge
• Telekommunikationsverträge
• Versicherungen
• Finanzierungs- und Kreditverträge
• Kooperations- und Rahmenverträge

Jede dieser Kategorien kann Fallstricke enthalten, die frühzeitig erkannt werden sollten, um Überraschungen nach der Übernahme zu vermeiden.

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Übernahme von Mitarbeitern: rechtliche Hintergründe

Ein zentraler Punkt beim Inhaberwechsel ist die Übernahme der bestehenden Mitarbeiter. Hier greift insbesondere § 613a BGB, der besagt, dass beim Betriebsübergang alle bestehenden Arbeitsverhältnisse automatisch auf den neuen Inhaber übergehen. Dies betrifft sowohl Rechte als auch Pflichten aus den Arbeitsverträgen. Änderungen sind nur mit Zustimmung der Mitarbeiter möglich.

Wichtige Aspekte im Detail:

• Arbeitsverträge:
  Gehalt, Urlaub, Arbeitszeiten, Sonderzahlungen oder andere vertraglich zugesicherte Leistungen bleiben unverändert bestehen. Änderungen erfordern die Zustimmung der Mitarbeiter.
• Betriebliche Altersversorgung (bAV):
  Bestehende Ansprüche und Verträge werden übernommen. Der neue Inhaber tritt in alle Versorgungsverpflichtungen ein (§ 613a Abs. 1 BGB). Eine frühzeitige Prüfung der Verträge mit der Pensionskasse oder Direktversicherung ist empfehlenswert.
• Vermögenswirksame Leistungen (VWL):
  Laufende Sparverträge oder Arbeitgeberzuschüsse müssen weitergeführt werden, um die Kontinuität für die Mitarbeiter sicherzustellen.
• Krankenkassen, Sozialversicherung:
  Der neue Inhaber übernimmt die Meldungen bei den Sozialversicherungsträgern und sorgt für die Weiterführung laufender Beiträge.
• Informationspflicht und Widerspruchsrecht:
  Mitarbeiter müssen (in Textform) über den Betriebsübergang und dessen Folgen informiert werden. (§ 613a Abs. 5 BGB) und haben eine Widerspruchsfrist gegen den Übergang ihres Arbeitsverhältnisses von einem Monat.

Praxis-Tipp: Eine detaillierte Mitarbeiterübersicht, die Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, bAV, VWL und Sozialversicherungen zusammenfasst, erleichtert die Übergabe und hilft, einzelne Vereinbarungen zu prüfen oder Änderungswünsche der Mitarbeiter, zum Beispiel im Hinblick auf die Arbeitszeiten, frühzeitig zu klären.

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Vertragsmanagement beim Inhaberwechsel: hilfreiche Tipps

Neben der Prüfung einzelner Verträge unterstützt ein systematisches Vertragsmanagement die reibungslose Abwicklung des Inhaberwechsels. Ziel ist es, alle laufenden Vereinbarungen zu überblicken, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Kommunikation mit allen Beteiligten zu koordinieren.

Die folgenden Maßnahmen helfen, die Übersicht zu behalten und den Übergang effizient zu gestalten:

1. Bestandsaufnahme aller Verträge:
   Erfassen Sie alle laufenden Verträge – von Arbeitsverträgen über Lieferanten- und Dienstleistungsverträge bis hin zu Versicherungen und Mietverträgen. Eine vollständige Übersicht verhindert, dass wichtige Vereinbarungen übersehen werden.
2. Prüfung auf Laufzeiten, Kündigungsfristen und Übertragbarkeit:
   Analysieren Sie jeden Vertrag hinsichtlich Laufzeiten, Kündigungsfristen und der Möglichkeit, dass der Vertrag auf den neuen Inhaber übertragen werden kann. So vermeiden Sie ungewollte Verlängerungen oder rechtliche Stolperfallen.
3. Geordnete Kommunikation mit Dienstleistern, Lieferanten und Mitarbeitern:
   Informieren Sie alle relevanten Partner frühzeitig über den Wechsel. Klare Absprachen verhindern Missverständnisse und sichern die Kontinuität der Arbeitsabläufe.
4. Dokumentation und digitale Ablage:
   Alle Verträge sollten nachvollziehbar dokumentiert sinnvoll geordnet abgelegt sein. Idealerweise kann – falls nicht schon vorhanden – zu diesem Zeitpunkt bereits ein digitales Ablagesystem eingeführt werden. So haben sowohl der scheidende als auch der neue Inhaber jederzeit Zugriff auf die relevanten Unterlagen.
5. Integration in den operativen Ablauf:
   Prüfen Sie, welche Verträge direkten Einfluss auf den Tagesbetrieb haben, z. B. Lieferanten- oder Softwareverträge. Frühzeitige Abstimmung stellt sicher, dass der Geschäftsbetrieb während der Übergabe nicht unterbrochen wird.

Praxis-Tipp: Halten Sie die wichtigsten Vertragsinformationen in einer zentralen Übersicht fest – das erleichtert spätere Entscheidungen und beschleunigt die Einarbeitung des neuen Inhabers.

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Checkliste Vertragsmanagement für den Inhaberwechsel

1. Mitarbeiter / Arbeitsverträge

• Arbeitsvertrag, Arbeitszeiten, Gehalt, Urlaub, Sonderzahlungen
• Betriebliche Altersversorgung (bAV)
• Vermögenswirksame Leistungen (VWL)
• Sozialversicherung, Krankenkassen
• Bestehen sonstige Sondervereinbarungen?

2. Lieferanten- und Dienstleistungsverträge

• Lieferantenkonditionen (OTC-Produkte, Medikamente)
• Reinigungsdienste
• Telekommunikationsverträge: Übernahme der bisherigen Telefonnummer möglich?
• IT- und Softwaredienstleistungen (Warenwirtschaft, Abrechnung, Personalverwaltung)

3. Mietvertrag und Versorgungsunternehmen

• Mietvertrag für die Apotheke
• Hausverwaltung
• Nebenkosten, Laufzeiten, Kündigungsfristen
• Stromanbieter und weitere Dienstleister

4. Finanzielle Verträge

• Darlehen, Leasingverträge
• Kartenzahlungsgeräte, Kassensysteme

5. Versicherungen

• Betriebshaftpflicht, Inventar, Rechtsschutz
• Berufsgenossenschaft

6. Kooperations- und Rahmenverträge

• Filialverbund
• Ärzte, Pflegeeinrichtungen

7. Apothekenbezogene Sonderverträge

• Abrechnungssysteme (z. B. Kassenabrechnung)
• Softwarelizenzen und Warenwirtschaft

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Verträge im Griff – für einen reibungslosen Übergang

Ein gut vorbereitetes Vertragsmanagement macht den Unterschied zwischen einem stressigen Übergang und einem geordneten Neuanfang. Wer alle relevanten Verträge im Blick hat, legt das Fundament für eine stabile und vertrauensvolle Zukunft – für Mitarbeiter, Kunden und die neue Leitung.

Im kommenden dritten Teil unserer Blogserie widmen wir uns dann dem Wert digitaler Daten und der Rolle von MEP24web, um zu verdeutlichen, wie eine reibungslose Übernahme der bestehenden Strukturen zukünftige Prozesse sichern und die Planung nachhaltig unterstützen kann.

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‍Anmerkung: Dieser Blogbeitrag ersetzt keine Rechtsberatung, für Inhalte wird keine rechtliche Gewährleistung seitens der MEP24 Software GmbH übernommen. Für eine verbindliche Rechtsberatung wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsbeistand oder Steuerberater.

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Quelle:

§ 613 a BGB: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__613a.html

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, Canva Pro