Was sind Lohnarten – und warum sind sie so wichtig?
Lohnarten sind im Grunde das Ordnungsprinzip der Lohnabrechnung. Jede Zahlung oder jeder Abzug, der im Rahmen der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters anfällt, wird einer bestimmten Lohnart zugeordnet. Sie geben Auskunft darüber, wofür jemand bezahlt wird – etwa für geleistete Arbeitszeit, Überstunden, Zuschläge oder Sonderzahlungen – oder welche Abzüge vorgenommen werden, etwa für Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge.
Man kann sich Lohnarten wie eine „Landkarte der Entgeltbestandteile“ vorstellen: Sie sorgen dafür, dass jedes Element des Lohns eindeutig erfasst, korrekt gebucht und bei Bedarf ausgewertet werden kann. Jede Lohnart ist einem bestimmten Zweck zugeordnet und in der Regel mit einer Kennziffer (z. B. „1000 = Grundlohn“) hinterlegt.
Für Arbeitgeber ist es nicht nötig, diese Codes im Detail zu kennen – entscheidend ist, zu verstehen, was dahintersteckt, denn sie bilden die Grundlage jeder Lohnauswertung und somit der Personalkostenkontrolle.
Welche Rolle spielen Lohnarten bei der Lohnauswertung?
Lohnarten sind entscheidend für eine strukturierte, transparente und auswertbare Lohnbuchhaltung. Sie ermöglichen detaillierte Auswertungen, mit denen sich nachvollziehen lässt, aus welchen Bestandteilen sich das Entgelt zusammensetzt. So wird beispielsweise sichtbar, wie viel für Überstunden gezahlt wurde oder welchen Anteil Zuschläge an den Gesamtkosten haben.
Darüber hinaus schaffen Lohnarten eine wichtige Grundlage für Kostentransparenz und Controlling. Personalkosten lassen sich differenziert betrachten, etwa nach fixen und variablen Bestandteilen oder nach regelmäßig wiederkehrenden und einmaligen Zahlungen. Das erleichtert nicht nur die Budgetplanung, sondern auch den Vergleich über mehrere Monate oder Jahre hinweg.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit. Durch klar definierte Lohnarten können gesetzliche Vorgaben – insbesondere im Steuer- und Sozialversicherungsrecht – korrekt angewendet und dokumentiert werden. Gleichzeitig bilden Lohnarten die Basis für Automatisierung und Schnittstellen, etwa bei der Weitergabe von Daten an Buchhaltung, Steuerberatung oder Behörden.
Warum sich ein Grundverständnis über Lohnarten lohnt – und wie Lohnauswertungen bei der Personalplanung helfen
Auch wenn vor allem kleinere Unternehmen die Lohnabrechnung in der Regel an ein Steuerbüro auslagern, ist ein grundlegendes Verständnis von Lohnarten und Lohnauswertungen für die Personalplanung äußerst hilfreich. Denn Lohnauswertungen liefern weit mehr als nur eine Übersicht der monatlichen Gesamtkosten – sie zeigen, wie sich diese Kosten zusammensetzen und warum sie entstehen.
Auf Basis der einzelnen Lohnarten lässt sich erkennen, welche Anteile der Personalkosten regelmäßig anfallen und welche stark schwanken. So können zum Beispiel hohe Überstundenvergütungen darauf hinweisen, dass der Personaleinsatz dauerhaft zu knapp geplant ist. Wiederkehrende Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit machen sichtbar, in welchen Zeiträumen besondere Belastungsspitzen auftreten. Auch Entgeltfortzahlungen bei Krankheit oder andere Abwesenheiten werden in der Lohnauswertung transparent abgebildet.
Für die Personalplanung bedeutet das: Lohnauswertungen helfen dabei, Personalbedarf realistisch einzuschätzen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Alternativen abzuwägen – etwa den Einsatz zusätzlicher Aushilfen, eine Anpassung der Arbeitszeiten oder eine veränderte Schichtplanung. Gleichzeitig unterstützen sie die Budgetplanung, da sich fixe und variable Personalkosten klar voneinander unterscheiden lassen.
Wer Lohnauswertungen regelmäßig betrachtet und die dahinterliegenden Lohnarten grob versteht, kann fundiertere Entscheidungen treffen und gezielter mit dem Steuerbüro kommunizieren. Die Lohnabrechnung wird so nicht nur zur Pflichtaufgabe, sondern zu einer wertvollen Informationsquelle für eine vorausschauende Personal- und Einsatzplanung.
Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro – Daten strukturiert weitergeben
In den meisten kleinen Unternehmen übernimmt das Steuerbüro oder ein externer Dienstleister die Lohnabrechnung. Trotzdem spielen Arbeitgeber eine zentrale Rolle: Sie müssen die Grunddaten korrekt liefern – etwa Arbeitszeiten, Zuschläge oder Sonderzahlungen. Nur wenn diese Informationen sauber zugeordnet sind, kann das Steuerbüro sie den richtigen Lohnarten zuweisen.
MEP24web bieten Ihnen für die gängigen Lohnbuchhaltungsprogramme verschiedene Berichte und Exportfunktionen, um die notwendigen Daten an Ihr Steuerbüro zu übermitteln.
Eine vollständige Aufstellung aller Berichte finden Sie hier: Alle Berichte in MEP24web
Bleiben Sie auf dem Laufenden: Weitere Beiträge zum Thema Lohnabrechnung mit MEP24web veröffentlichen wir in der nächsten Zeit in unserem Blog.
Lohnarten verstehen – Personalkosten verstehen
Lohnarten sind die stillen Helden jeder Lohnabrechnung. Sie sorgen für Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Transparenz – und machen Lohnauswertungen erst aussagekräftig. Für kleine Unternehmen ist es nicht notwendig, jede einzelne Lohnart im Detail zu kennen. Entscheidend ist jedoch, die Systematik dahinter zu verstehen, um Auswertungen richtig einordnen und für Planung und Entscheidungen nutzen zu können.
Wer seine Lohnarten versteht, versteht auch seine Personalkosten – und schafft damit eine solide Grundlage für eine vorausschauende Personal- und Einsatzplanung.
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