Kleintierpraxis Dr. Theise - Die Deichstadttierärzte GmbH: Von Excel zur vorausschauenden Personalplanung

Wenn eine wachsende Praxis neue Strukturen braucht

Die Kleintierpraxis Dr. Theise – Die Deichstadttierärzte ist in den vergangenen Jahren personell und fachlich deutlich gewachsen. Tierärzt:innen, TMFAs, Auszubildende und Mitarbeitende in der Verwaltung arbeiten mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und Aufgabenbereichen zusammen. Damit wurde auch die Dienstplanung zunehmend anspruchsvoller.

In der Kleintierpraxis Dr. Theise - Die Deichstadttierärzte GmbH wurde im Laufe des Jahres 2020 deutlich, dass die bisherige Planung über Excel zunehmend an ihre Grenzen stieß. Mit dem Wachstum des Teams und der Erweiterung des Leistungsspektrums wurde es immer schwieriger, Arbeitszeiten, Aufgabenbereiche und zukünftige Stundenentwicklungen übersichtlich im Blick zu behalten.

„Unsere Praxis ist gewachsen – und mit ihr auch die Anforderungen an die Planung. Irgendwann war klar: Wir brauchen mehr Übersicht und eine Lösung, die zu unserem Alltag passt.“

Daran erinnert sich Dr. Björn Theise von der Kleintierpraxis.

Vorausschauend planen statt nur reagieren

Mit der Einführung von MEP24web sollte die Dienst- und Arbeitszeitplanung nicht nur digitaler, sondern vor allem besser steuerbar werden. Ziel war es, den zeitlichen Aufwand für die Planung zu reduzieren und gleichzeitig eine verlässliche Übersicht über die zukünftige Stundenentwicklung zu erhalten.

„Für uns ist besonders wichtig, nicht erst am Monatsende zu sehen, wo wir stehen. Mit MEP24web können wir früher einschätzen, wie sich Stunden entwickeln und entsprechend planen.“

Heute können kurzfristige Stundenanpassungen mit der Stundenprognose abgeglichen werden. Dadurch wird schneller sichtbar, wo Stunden verfügbar sind, wo reduziert werden muss und wie Arbeitszeiten fairer verteilt werden können. Für das Praxismanagement entsteht so eine bessere Grundlage, um nicht nur auf aktuelle Engpässe zu reagieren, sondern Arbeitszeiten vorausschauender zu planen.

Wiederkehrende Abläufe einfacher abbilden

Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei wiederkehrenden Planungsmustern. Durch Rollierungen lassen sich bewährte Abläufe effizient hinterlegen, statt Dienstpläne immer wieder von Grund auf neu aufzubauen. Das spart Zeit und schafft mehr Verlässlichkeit in der Planung.

Gerade in einer Praxis, in der unterschiedliche Aufgabenbereiche, Arbeitszeiten und Zuständigkeiten zusammenspielen, ist diese Struktur ein großer Gewinn. Das Team kann sich stärker auf den Praxisalltag konzentrieren, während die Planung im Hintergrund übersichtlicher und nachvollziehbarer wird.

„MEP24web hilft uns, wiederkehrende Abläufe sauber abzubilden. Das nimmt Druck aus der Planung und macht vieles einfacher nachvollziehbar.“

Schritt für Schritt eingeführt und dauerhaft begleitet

Die Einführung von MEP24web erfolgte schrittweise und praxisnah. Besonders hilfreich waren die gemeinsamen Termine zu Beginn der Zusammenarbeit, in denen Funktionen anhand konkreter Beispiele erklärt wurden. So konnte die Praxis die Möglichkeiten des Systems direkt auf die eigenen Anforderungen übertragen.

Auch im laufenden Betrieb bleibt die Unterstützung ein wichtiger Faktor. Bei einem Wechsel im Bereich der Planungsverantwortlichen konnten zusätzliche Nachschulungen kurzfristig umgesetzt werden. Ergänzend helfen der MEP24-Support, die Wissensdatenbank sowie regelmäßige Webinare und Aufzeichnungen dabei, Wissen aufzufrischen und Fragen schnell zu klären.

„Natürlich muss man sich in ein neues System erst einmal einarbeiten. Für uns war wichtig, dass wir bei Fragen schnell jemanden erreichen konnten und nicht lange nach Lösungen suchen mussten. Das hat bei MEP24 wirklich gut funktioniert.“

Dr. Björn Theise, Kleintierpraxis Dr. Theise - Die Deichstadttierärzte GmbH

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