naturzeit apotheke: Digitale Mitarbeitereinsatzplanung
Die Personalplanung vereinfachen und dabei Zeit sparen - das war das Ziel der naturzeit apotheke in Castrop-Rauxel. Dahinter steckte der Wunsch, administrative Tätigkeiten auf das Nötigste zu reduzieren, um wertvolle Ressourcen wieder mehr im Apothekenalltag einsetzen zu können.
Die naturzeit apotheke ist eine richtige Vorstadt-Apotheke: "Wir sind serviceorientiert und nehmen unsere Rolle als Anlaufstelle vor Ort sehr ernst", betont Inhaberin und Apothekerin Petra Poerz. Für ihre Kunden hat sie das Angebot in den vergangenen Jahren stetig erweitert.
Neben der klassischen Apotheke, Arzneimittelzubereitung und -beratung bietet das Team auch Produkte und Beratung in der Homöopathie und Naturheilkunde. Außerdem verfügt die naturzeit apotheke über ein modernes Kosmetikstudio, in dem kosmetische Behandlungen und Wimpernverlängerungen durchgeführt werden. Der digitalisierten Zukunft blickt man bei naturzeit gelassen entgegen: Mit einem eigenen Online-Shop und Lieferservice werden die Kunden auch über die digitalen Kanäle optimal mit Produkten rund um ihre Gesundheit versorgt.
Digitalisierung - extern und intern
Doch die Digitalisierung wird bei naturzeit nicht nur zum Kunden hin gelebt. Petra Poerz hat schnell erkannt, dass sich mithilfe digitaler Technologien auch die internen Prozesse maßgeblich verbessern lassen.
So entschied sie sich vor etwa drei Jahren, die Mitarbeitereinsatzplanung zu digitalisieren. Zuvor hatte sie die Einsatzpläne manuell erstellt und verwaltet - nun sollte eine entsprechende Softwarelösung den Prozess ablösen. "Durch die manuelle Bearbeitung war die Planung sehr individuell und zeitaufwändig", berichtet sie. "Gleichzeitig war die Planung ungenau. Wir mussten ständig kontrollieren und neu planen, was einen enormen Zeitaufwand bedeutete."
Weniger Verantwortung bei voller Kontrolle
Die Erwartungen an eine entsprechende Softwarelösung waren hoch: Zum einen sollte die Planung deutlich schneller und einfacher erfolgen, zum anderen sollten alle Arbeitszeiten bedarfsgerecht geplant, verwaltet und erfasst werden. Petra Poerz erhoffte sich eine signifikante Zeitersparnis für sich und ihr Team.
Mit MEP24web fand sie eine Software, die all diese Kriterien erfüllt. In der Anfangsphase unterstützte das erfahrene Expertenteam von MEP24 bei der individuellen Einrichtung des neuen Tools. Das Ergebnis: Eine maßgeschneiderte Lösung, die die konkreten Herausforderungen bei naturzeit berücksichtigt. Heute werden mit MEP24web die Arbeitszeiten von insgesamt 19 Mitarbeitenden geplant, verwaltet und erfasst - und das bedarfsgerecht und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften. Die Planung ist verlässlich und flexibel genug, um schnell auf neue Situationen reagieren zu können. Die Software erstellt automatisiert Übersichtslisten, die den administrativen Aufwand reduzieren. Das Team hat jederzeit Zugriff auf die eigenen Zeitkonten und kann diese dank der vertrauensbasierten Zeiterfassung bei Bedarf selbst anpassen, etwa bei Überstunden oder Abweichungen zur Planung.
Entspanntere Planung, weniger Mental Load
Für die Planungsverantwortlichen bei naturzeit ist das nicht nur eine enorme Zeitersparnis, sondern auch deutlich weniger "Mental Load".
Für mich ist das die ideale Kombination: Ich kann einen Teil der Verantwortung an die Software abgeben und behalte dennoch immer den Überblick und die Kontrolle.
Petra Poerz, Apothekerin & Inhaberin von naturzeit
So wird der Kopf wieder frei für die eigentliche Arbeit in der Apotheke und mit den Kunden. "Durch MEP24web bin ich bei der Planung deutlich entspannter", resümiert Petra Poerz. In Zukunft möchte sie weitere Funktionalitäten entdecken und die Prozesse in ihrer Apotheke stetig digitalisieren.