Seit den 70er Jahren beschäftigen sich Arbeitgeber, Gewerkschaften und Arbeitnehmer mit dem Thema der Arbeitszeitflexibilisierung – in großen wie in kleinen Betrieben. Doch in vielen Betrieben ist immer noch alles beim Alten. Dabei ist es heute noch wichtiger, auf die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen, um qualifiziertes Personal zufriedenzustellen. Das Gehalt alleine steht schon lange nicht mehr an der Spitze der Prioritätenliste für viele Arbeitnehmer. Ein angenehmes Arbeitsumfeld wird deutlich höher geschätzt und dazu gehören vor allem flexible Arbeitszeiten. Was gibt es für Lösungen?

Eine kleine Anleitung zur flexiblen Einsatzplanung:

  1. Eine Bedarfsplanung ist notwendig, wenn sich Kunden und Umsätze ungleichmäßig auf alle Tage und Tageszeiten verteilen. Dies ist die typische Ausgangssituation im Einzelhandel und in Apotheken. Verlässliche Daten über die Verteilung von Kunden oder Umsatz pro Tag und pro Stunde kommen zustande, wenn insgesamt mindestens 10 Wochen (10 Montage, 10 Dienstage usw.) zur Auswertung herangezogen werden. Dies wird dann als Frequenz bezeichnet. Alle Kassen- bzw. Warenwirtschaftssysteme sammeln und liefern diese Daten.
  2. Alle Mitarbeiter beziehen ein festes Gehalt auf Basis ihrer wöchentlichen Vertragszeit, z.B. 30 Stunden pro Woche = 130 Monatsstunden. Wenn diese 30 Wochenstunden jetzt nicht mehr regelmäßig und gleichmäßig verteilt werden, ist ein Zeitkonto notwendig. Der Mitarbeiter wird flexibel mit mal mehr und mal weniger Stunden pro Woche als die vertraglichen 30 Stunden eingeplant. Die Differenz (Über- oder Minusstunden) wird im Zeitkonto festgehalten.
  3. Eine Entscheidung für flexible Arbeitszeitmodelle wird getroffen, um sowohl Mitarbeiter als auch Kunden zufriedenzustellen. Zum Beispiel nicht 5 Tage zu je 6 Stunden, sondern 3 Tage zu je 10 Stunden, oder 3 Tage zu je 9 Stunden mit 3 Stunden Reserve pro Woche. Oder eine Arbeitswoche wechselt sich mit einer Freizeitwoche ab, anstatt vormittags und nachmittags im Wechsel.

Flexible Modelle als gute Alternativen

Folgende Modelle sind Alternativen zu starren und unflexiblen Arbeitszeitmodellen und können Freiräume schaffen und so zu einem positiven Betriebsklima und zur Motivation jedes Einzelnen beitragen:

  • Home-Office
  • Langzeitarbeitskonto
  • Jahresarbeitszeit
  • Jobsharing / ein flexibles Zeitkonto
  • Gleitzeit
  • Wunscharbeitszeit
  • Teilzeit
  • 4-Tage-Woche / Wechselschicht
  • Turnus-Arbeitszeit

Folgende Modelle sind allerdings im Handel und in Apotheken kaum umsetzbar:

  • Home-Office: Die Anwesenheit im Laden schließt Home-Office aus. Würden die wenigen Büro-Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, schafft man ein wenig motivierendes Zweiklassensystem.
  • Gleitzeit: Die Ladenöffnung kann nicht mit „Gleitzeit“ organisiert werden. Für die Büro-Mitarbeiter gilt das Gleiche wie bei Home-Office.
  • Langzeitarbeitskonto: Der Gedanke, Mitarbeiter sammeln über mehrere Jahre Überstunden an, um dann mehrere Monate Urlaub zu nehmen oder früher in Rente zu gehen, scheint sehr theoretisch und ist auch rechtlich nicht vollständig geklärt (Firma geht in Konkurs!).
  • Jahresarbeitszeit: Bedingt geeignet. Ein großes Einkaufscenter machte vor Jahren schlechte Erfahrungen mit der „reinen“ Jahresarbeitszeit. Etliche Mitarbeiter hatten ihr Jahres-Zeitkonto bereits im September abgearbeitet. „Freizeit bis Jahresende“ war einfach nicht möglich und nur durch teure Überstunden auszugleichen.

Es bleiben also im Wesentlichen folgende Modelle für den Einzelhandel und für Apotheken:

  1. Teilzeit
  2. Jobsharing / ein flexibles Zeitkonto
  3. 4-Tage-Woche / Wechselschicht
  4. Wunscharbeitszeit
  5. Turnus-Arbeitszeit

1. Teilzeit

Wer in Vollzeit arbeitet, ist nur am freien Tag flexibel. Es kommt dann zu teurer Mehrarbeitet und zu einem in hohem Maße beanspruchten Mitarbeiter. Teilzeit in jeder Form ist grundsätzlich ein wichtiger Schritt zur Flexibilität. Vormittags/nachmittags im Wechsel ist der Teilzeit-Klassiker. Ist das noch zeitgemäß, oder gibt es clevere Systeme, die mehr motivieren? In den folgenden Beispielen werden Modelle vorgestellt, die sowohl in Teilzeit, aber auch in Vollzeit organisiert werden können.

2. Jobsharing / ein flexibles Zeitkonto

Hier sind noch viele Chancen verborgen: Mehrere Mitarbeiter teilen sich einen Arbeitsplatz (es wird nicht nach Namen, sondern nach einer bestimmten Qualifikation geplant). Mitarbeiter mit gleicher Qualifikation sprechen sich ab, wer wann anwesend ist und „steuern“ das eigene Zeitkonto flexibel. Wichtig: Es müssen – damit das nicht aus dem Ruder läuft – Grenzen vereinbart werden, z.B.: Das Zeitkonto darf höchstens zwischen 30 Std. minus und 30 Std. plus schwanken.

3. 4-Tage-Woche / Wechselschicht

Eine 5-Tage-Woche oder gar eine 6-Tage-Woche kann im Handel und in Apotheken ziemlich anstrengend sein. Vor allem die 6-Tage-Woche wird (leider) noch für viele Teilzeit-Mitarbeiter organisiert. Nachfolgend wird ein cleveres Modell beschrieben: Früh- und Spätschicht erfolgen im wöchentlichen Wechsel. Kombiniert mit einer 4-Tage-Woche ergeben sich interessante Freizeitmodelle. Frühschicht kann bedeuten täglich von 9.00 bis 18.00 Uhr zu arbeiten, die Spätschicht erfolgt von 10.30 Uhr bis 20.00 Uhr. Samstags wird von 9.00 bis 16.00 Uhr gearbeitet. Der Freitag ist als Freizeittag gesperrt, als Ausgleich kommt es zu einem sehr langen Wochenende – siehe folgende Tabelle.

4. Wunscharbeitszeit

Die reine Lehre der „Wunscharbeitszeit“ ist Illusion: Jeder Mitarbeiter darf sich Woche für Woche für seine Wunscharbeitszeit entscheiden. In der Praxis stellen sich sehr schnell Vorlieben heraus, wer wann arbeiten möchte. Dazu gibt es in jedem Betrieb Mitarbeiter, die sich Woche für Woche das gleiche wünschen: Z.B. am Samstag arbeiten, nur nachts arbeiten, nur am Wochenende arbeiten, usw. Tipp für Unternehmen: die „Wunscharbeitszeit“ locker sehen. In der Regel genügt ein Wunschkalender, eine einfache Tauschbörse oder ein internes Informationssystem, wo man Wünsche eintragen und hinterlegen kann.

Die Grundlage muss immer ein Sollkonzept sein, bei dem die Mitarbeiter wissen, wann welcher Bedarf ist. In einigen Fällen sind „Fair-Play“-Regeln nötig, damit nicht immer dieselben Mitarbeiter vermeintlich „gute“ Zeiten wählen. Einfache Regeln können lauten: jede Woche hat ein anderer Mitarbeiter das Recht, zuerst seine Arbeitszeit zu wählen. Oder: jeder Mitarbeiter muss mindestens zweimal im Monat samstags und in der Spätschicht arbeiten. Auch das jeweilige Zeitkonto des Mitarbeiters und die vereinbarte Arbeitszeit müssen zu den gewünschten Plänen passen, damit nicht zu viele Mehr- oder Minderstunden entstehen.

5. Turnus-Arbeitszeit

Das Modell der Turnus-Arbeitszeit kommt vom schwedischen Konzern IKEA. Dieses genießt vor allem bei Teilzeitmitarbeitern eine hohe Akzeptanz. Auf eine Arbeitswoche folgt eine Freizeitwoche. Arbeits- und Freizeitwochen beginnen immer am Donnerstag und enden am Mittwoch. Gearbeitet wird prinzipiell ganztags, durchaus auch als Früh- oder Spätschicht. So hat der Mitarbeiter Zeit, sich einerseits eine Woche lang auf die Arbeit zu konzentrieren und anderseits dann wieder den Kopf komplett für Familie und Freizeit frei zu haben.

Die kleine Herausforderung bei diesem Modell ist, die Informationslücke am Donnerstag zu schließen, damit der neue „Turnus“ erfährt, was in der letzten Woche – ihrer Freizeitwoche – alles passiert ist. Lösung: In 10 bis 15 Minuten werden die neuen Turnusmitarbeiter informiert, was in der letzten Woche Wichtiges angefallen ist.

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