In diesem Beitrag befassen wir uns mit Korrekturbuchungen in Zeitkonten von Mitarbeitern. Viele Kunden stehen zum Beispiel im Zusammenhang mit einem Jahreswechsel vor der Aufgabe, sich die Zeitkonten genauer anzusehen und manchmal Änderungen bzw. Umbuchungen vorzunehmen.

Was ist ein Zeitkonto?

Das Zeitkonto ist eine Übersicht über die geleisteten Stunden der Mitarbeiter. Sie sehen auf einen Blick die Vertragsstunden, was der Mitarbeiter gearbeitet und wie viele Plus- oder Minusstunden dieser hat. In der Stammdatenübersicht von MEP24web wird das Zeitkonto immer zum Abschluss der letzten Kalenderwoche (also immer zum letzten Sonntag) angezeigt.

Korrekturen im Zeitkonto von MEP24web vornehmen

Gelegentlich kann es vorkommen, dass im Zeitkonto Korrekturen notwendig sind. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie mit MEP24web neu beginnen, Ihre Mitarbeiter Überstunden oder Minusstunden erwirtschaftet haben oder beim Ausbezahlen von Überstunden. Die ausgezahlten Überstunden müssten dann im Zeitkonto ausgebucht werden.

Um eine neue Korrekturbuchung anzulegen, wählen Sie im Zeitkonto Korrekturen verwalten. Im neu geöffneten Fenster wählen Sie oben links das grüne Pluszeichen „Buchung anlegen“.

Buchungstypen bei Korrekturen im Zeitkonto

Wir unterscheiden bei den Korrekturbuchungen zwei verschiedene Buchungstypen. Es gibt zum einen relative Buchungen, bei denen das Zeitkonto um einen bestimmten Wert geändert wird. Zum anderen gibt es absolute Buchungen, die das Zeitkonto auf einen exakten Wert setzen.

Typ 1: Relative Buchung

Bei einer relativen Buchung wählen Sie bitte als Datum zum Beispiel das Auszahlungsdatum oder das Datum auf das sich die Buchung bezieht. Als Buchungstyp wählen Sie „Relativ“ und hinterlegen den Wert, um den sich das Zeitkonto verändern soll (bei einer Auszahlung von Überstunden bitte als Vorzeichen minus auswählen). Abschließend hinterlegen Sie eine Bemerkung und bestätigen das Ganze mit OK.

Genau wie bei einer absoluten Buchung wird auch bei einer relativen Buchung, in der jeweiligen Woche ein blaues Ausrufezeichen und am Buchungstag die Buchung selbst angezeigt. Der Buchungswert geht unmittelbar in den Kontostand über und wird dort eingerechnet.

Typ 2: Absolute Buchung

Bei einer absoluten Buchung wählen Sie als Datum immer einen Sonntag oder Montag aus. Der Grund dafür ist, dass bei einer absoluten Buchung der Arbeitsvertrag bzw. die wöchentliche Vertragszeit unterbrochen wird. Ein absoluter Kontostand kann also immer nur zum Abschluss einer Kalenderwoche erfolgen.

Als Buchungstyp wählen Sie “Absolut“ aus und hinterlegen anschließend den Wert, den der Mitarbeiter an dem ausgewählten Datum auf seinem Zeitkonto als neuen aktuellen Stand haben soll. Bevor Sie nun das Ganze mit OK bestätigen, hinterlegen Sie noch eine aussagekräftige Bemerkung, warum Sie diese Buchung durchgeführt haben. Es sollte sich hierbei um eine Bemerkung handeln, die Sie auch in mehreren Jahren noch nachvollziehen können.

Sobald Sie die Buchung bestätigt haben, wird diese unter Korrekturen verwalten angezeigt und im Zeitkonto verrechnet. Im Zeitkonto können Sie eine Korrekturbuchung daran erkennen, dass in der jeweiligen Kalenderwoche, in der eine Buchung durchgeführt wurde, rechts neben dem Kontostand ein blaues Ausrufezeichen zu sehen ist. Darüber hinaus wird am Buchungsdatum die Korrekturbuchung direkt in den Details des Zeitkontos aufgeführt.

Vereinfachte Änderungen durch die Funktion Mehrfach-Korrektur

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit eine Mehrfach-Korrektur durchzuführen. Hierbei hinterlegen Sie für ausgewählte Mitarbeiter ein und dieselbe Korrekturbuchung im Zeitkonto. Dazu müssen Sie im Zeitkonto lediglich die Funktion Mehrfach-Korrektur auswählen, setzen anschließend ein Häkchen bei allen Mitarbeitern bei denen Sie die Korrektur durchführen wollen und hinterlegen dann die entsprechende Korrekturbuchung mit Datum, Buchungstyp, Wert und Bemerkung. Die Mehrfach-Korrektur wird dann bei allen ausgewählten Mitarbeitern im Zeitkonto verrechnet und ausgewiesen. Eine einmal hinterlegte Mehrfachkorrektur kann jedoch bei den Mitarbeitern nur einzeln nachbearbeitet oder gelöscht werden.

Diese Funktion finden Sie unter: Multiplaner -> Zeitkonto -> Mehrfach-Korrektur (rechts oben im Zeitkonto).

Buchungen im Urlaubskonto – Hinweis

Im Urlaubskonto müssen Sie beachten, dass Sie grundsätzlich auf absolute Buchungen im Laufe des Jahres verzichten sollten. Absolute Buchungen bleiben bei der anteiligen Urlaubsberechnung unberücksichtigt, wenn sich im Laufe des Jahres der Arbeitsvertrag bzw. der Urlaubsanspruch ändert.

Unser Tipp: Wir empfehlen daher grundsätzlich im Urlaubskonto nur relative Buchungen zu verwenden und immer die jeweilige Differenz mit einer negativen oder positiven Korrekturbuchung auszubuchen.

Die Funktion Korrekturen Verwalten finden Sie unter: Multiplaner -> Urlaubskonto -> Korrekturen verwalten (mittig).

Sie haben noch Fragen zu diesem Thema oder benötigen unsere Hilfe? Kontaktieren Sie uns! Das MEP24 Support-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 6220 – 307 99 20 oder per E-Mail.

Bildnachweis: iStockphoto.com, MEP24 Software GmbH