Wochenstunden, Monatsstunden, Sollzeit und Istzeit und die Urlaubsberechnung: Wie hängt das alles miteinander zusammen? Wie wird das im Zeitkonto richtig berechnet? Wie geht man vor bei Urlaubsbuchung bei Teilzeit?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Zusammenhänge und die Vorgehensweise, wenn es um Berechnungen in einem „korrekten“ Zeitkonto geht.

Das Zeitkonto ist ein Wochenkonto!

Basis für das Zeitkonto ist die wöchentliche Vertragszeit. Sie arbeiten Vollzeit mit einem Vertrag von z.B. 40 Wochen-Stunden: Das sind dann die von Ihnen zu erbringenden Arbeitsstunden pro Woche, Ihre „Sollzeit“.

Vereinfacht gesagt: Wenn Sie am Montag zu Ihrem Arbeitsplatz kommen, ist Ihre Situation, dass Sie in dieser Woche 40 Std. arbeiten müssen, damit Sie Ihre Sollzeit (Vertragszeit) erreichen, also weder Überstunden noch Minusstunden machen.

In der Praxis stehen Sie nicht vor einem „leeren“ Plan, sondern Ihre Arbeitszeit ist geplant. Und dieser Plan muss alle Daten für das „korrekte“ Zeitkonto enthalten:

In diesem Beispiel sind Sollzeit und Istzeit identisch: Sie haben in der ganzen Woche wie geplant gearbeitet und erreichen am Samstag Ihre Vertragszeit von 40 Std. Ihr Zeitkonto ist damit „0“ Stunden.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Sie nicht wie geplant arbeiten und trotzdem Ihre wöchentliche Sollzeit erreichen:

Am Montag und Dienstag arbeiteten Sie länger als geplant, am Mittwoch und am Samstag arbeiteten Sie kürzer als geplant. So erreichen Sie in der Woche exakt Ihre 40 Std. Sollzeit.

In der Praxis kommt es noch öfter vor, dass Sie nicht wie geplant arbeiten und am Ende der Woche „Überstunden“ im Zeitkonto haben:

Am Montag und Dienstag arbeiteten Sie länger als geplant und kommen so am Ende der Woche auf 43 „Ist“-Stunden. Sie starten in die nächste Woche mit „3 Überstunden“. Wenn Sie wieder wie geplant mit 40 Std. arbeiten, dann bleiben diese 3 Stunden im Zeitkonto erhalten. Oder Sie bauen die Überstunden wieder ab – Sie arbeiten z.B. am Samstag nur 6 Std. – und erreichen in dieser Woche nur 37 Std., Das Zeitkonto ist wieder bei „0“ Stunden:

Tägliche oder wöchentliche Sollzeit?

Das Zeitkonto ist ein Wochenkonto! Oder wäre nicht besser ein „Tageskonto“? Theoretisch ist das möglich, Sie könnten im Beispiel sagen, dass Sie Montag 1 und am Dienstag 2 Überstunden gemacht haben. Ob es aber am Ende der Woche bei 3 Überstunden bleibt, das hängt von den Ist-Zeiten am Mittwoch, Donnerstag, Freitag und Samstag ab. Es wäre viel zu kompliziert und viel zu aufwändig, wenn Sie mit einem täglichen Zeitkonto arbeiten. Die Vertragszeit ist immer eine wöchentliche Vertragszeit, festgelegt vom Gesetzgeber oder von den Tarifpartnern. Das Zeitkonto ist deshalb immer ein Wochenkonto!

Warum keine „Monatsstunden“?

Die Woche ist von Montag bis Sonntag mit 7 Tagen immer gleich. In der Regel verteilt sich die Arbeit auf die Wochentage Montag bis Samstag mit einem freien Tag („5-Tage-Woche!“).

Die Monate sind unterschiedlich lang, mit mal 28 Tagen, meist mit 30 oder 31 Tagen. Je nach Monatsbeginn (Samstag, Sonntag oder an einem Wochentag) gibt es unterschiedlich viele Arbeitstage. Die monatliche Sollzeit müsste deshalb für jeden Monat neu errechnet werden. Das wäre kompliziert und vor allem praxisfremd für die Einsatzplanung.

Aber: Die Monatsstunden sind wichtig und sinnvoll für die Gehaltsabrechnung. Jeder Mitarbeiter erhält auf Basis seiner wöchentlichen Vertragszeit ein gleichbleibendes Monatsgehalt.
Beispiel: Bei einer Vertragszeit von 40 Wochen-Stunden ergeben sich 173 Monatsstunden. Doch wie erhält man die Monatsstunden?

Das Jahr hat 52 Wochen und 12 Monate. 52 Wochen / 12 Monate = 4,333. Ein Monat hat also im Durchschnitt 4,333 Wochen. 40 Std. x 4,333 = 173 Stunden. Damit haben Sie die Basis für die monatlich gleichbleibende Gehaltszahlung.

Fazit: Die Wochenstunden nutzen Sie für die Einsatzplanung und für das Zeitkonto. Die Monatsstunden benötigen Sie ausschließlich für die Gehaltsabrechnung.

Der Urlaub im Zeitkonto

Zunächst gilt es, den Urlaubsanspruch zu berechnen. (Die genaue Vorgehensweise können Sie in unserem Ariktel Urlaubsanspruch berechnen nachlesen.) Wenn unser Muster-Mitarbeiter mit einem Vertrag von 40 Std. pro Woche 30 Urlaubstage hat, dann muss zunächst geklärt werden: Auf Basis der 6- oder der 5-Tagewoche?
Auf Basis der 6-Tagewoche (dies gilt überwiegend im Handel und in Apotheken) hat der Mitarbeiter 5 Wochen Urlaub (30 Urlaubstage geteilt durch 6 Wochentage = 5 Urlaubs-Wochen).
Auf Basis der 5-Tagewoche (dies gilt, wenn der Samstag grundsätzlich arbeitsfrei ist) hat der Mitarbeiter 6 Wochen Urlaub (30 / 5 = 6 Urlaubs-Wochen).

Der Urlaub ist ein Guthaben und wird dem Zeitkonto gutgeschrieben, wenn Sie nicht arbeiten sondern urlauben: Urlaubstage werden vom Urlaubskonto abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben.

Wochenweise urlauben mit 6 Urlaubstagen

Urlaubskonto: 30 Tage (6-Tagewoche).
Urlaubsantrag: Eine Woche Urlaub: 30 Tage minus 6 Tage = Resturlaub 24 Tage:

Folgendes ist Ihnen sicher aufgefallen:
1. Es stehen im Zeitkonto keine Stunden, sondern nur eine (1) für einen Urlaubstag und
2. Auch für den „Freien Tag“ wird ein Urlaubstag verrechnet.

Mit dem Punkt 1 werden wir uns noch beschäftigen. Das funktioniert auf diese Art nur, wenn eine ganze Woche Urlaub genommen wird.
2: Ja, auch für den freien Tag ist ein Urlaubstag zu verrechnen, denn der Mitarbeiter hat eine 6-Tagewoche.

Einzelne Urlaubstage

Urlaubstage werden abgebucht und im Zeitkonto gutgeschrieben, unabhängig davon, wie viel Stunden der Mitarbeiter arbeiten müsste. Meist sieht das Zeitkonto eher so aus:

Praxis-Problem bei dieser Darstellung und bei der Berechnung einzelner Urlaubstage:
Urlaub am Montag: Der Mitarbeiter bekommt einen Urlaubstag abgezogen, der im Zeitkonto mit 9 Std. gutgeschrieben wird.
Urlaub am Mittwoch: Der Mitarbeiter bekommt einen Urlaubstag abgezogen, der im Zeitkonto mit nur 6 Std. gutgeschrieben wird.

Wann wird der Mitarbeiter z.B. seine 2 Resturlaubstage nehmen wollen? Doch eher an einem Montag oder Samstag mit 9 Stunden als an einem Mittwoch mit nur 6 Stunden. Sogar der Dienstag und der Donnerstag bringen 1 Std. weniger als Montag und Samstag.
Fazit: Wenn der Urlaubstag immer „1“ ist und dem Wert der geplanten Arbeitszeit entspricht, können 5 Wochen Urlaub mehr oder weniger als 200 Stunden sein.

Da im Einzelhandel und in Apotheken die Arbeitstage häufig unterschiedlich lang sind, wird auch folgendermaßen gerechnet:

Urlaubskonto: 30 Tage (6-Tagewoche).
Eine Urlaubswoche hat 6 Urlaubstage mit einem „Wert“ von 40 Std. (die Vertragszeit!).
Ein Urlaubstag hat einen Wert von 6:40 Std. (40 Std. / 6 Tage = 6:40 Std.).
Urlaube haben immer einen Wert in Stunden! 5 Wochen Urlaub ergeben 200 Urlaubsstunden: 5 Wochen x 40 Std. = 200 Std., 30 Tage mit je 6:40 Std. = 200 Std.
Urlaubsantrag: Eine Woche Urlaub: 30 Tage minus 6 Tage = Resturlaub 24 Tage. Exakt: 30 Tage (200 Std.) minus 6 Tage (6 x 6:40 Std. = 40 Std.) = Resturlaub 24 Tage = 160 Stunden.

Wenn der Mitarbeiter nun einzelne Urlaubstage nimmt, dann haben diese Urlaubstage immer den Wert von 6:40 Std. und nicht wie im vorigen Beispiel mal 9 Std. (Montag) oder nur 6 Std. (Mittwoch).

Bei einem Urlaubstag am Montag kommt der Mitarbeiter mit seinem Zeitkonto ins „Minus“.

Bei einem Urlaubstag am Mittwoch kommt der Mitarbeiter mit seinem Zeitkonto ins „Plus“.

Empfehlung: Sie als Anwender sind frei in der Entscheidung einer Berechnungs-Methode für Urlaube. Gesetzlich und tariflich gilt „Tage“, ohne Bewertung in Stunden. Wir empfehlen, „Tage“ zu buchen, wenn die Arbeitstage immer gleich lang sind. Wenn sich die tägliche Arbeitszeit stark unterscheidet, nutzen die meisten Anwender die Durchschnittsmethode, also die 1/6-Methode.

Urlaubsbuchung bei Teilzeit

Bei Teilzeit-Mitarbeitern gehen Sie gleich vor wie bei Vollzeit-Mitarbeitern. Lediglich der Urlaubsanspruch wird in Arbeitstage umgerechnet (Die korrekte Vorgehensweise erklären wir Ihnen in dem Artikel Urlaubsbuchungen bei Teilzeitmitarbeitern.) Dies kann sehr kompliziert werden, wenn die Arbeitstage unterschiedlich lang sind oder wenn der Mitarbeiter flexibel – „nach Bedarf“ arbeitet. Dann nutzen Anwender auch bei Teilzeit-Mitarbeitern die Durchschnitts-Berechnung nach 1/6.

Alle Grundlagen für die optimale Mitarbeitereinsatzplanung finden Sie in dem Buch „Mitarbeitereinsatzplanung in der Apotheke“.

Das Buch können Sie direkt hier über den Govi Onlineshop in gedruckter Form oder als ebook beziehen.

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