Wann steht Arbeitnehmern Sonderurlaub zu?
In welchen Fällen können Arbeitnehmer Sonderurlaub bekommen, und was müssen Sie als Arbeitgeber dabei unbedingt beachten?
Sonderurlaub wird im Arbeitsalltag häufig dann zum Thema, wenn Mitarbeitende wegen eines persönlichen Ereignisses kurzfristig nicht arbeiten können – etwa bei einer Hochzeit, einem Todesfall in der Familie, einem Umzug oder einem kranken Kind. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf „Sonderurlaub“ gibt es jedoch nicht. Der Begriff ist arbeitsrechtlich nicht einheitlich definiert. Ob Arbeitnehmer bezahlt oder unbezahlt freigestellt werden müssen, hängt vor allem davon ab, welche Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung, in einem Tarifvertrag oder im Gesetz gelten.
Was ist Sonderurlaub?
Mit Sonderurlaub ist meist eine Freistellung von der Arbeit aus einem besonderen persönlichen Anlass gemeint. Anders als der reguläre Erholungsurlaub dient Sonderurlaub nicht der Erholung, sondern soll eine kurzfristige persönliche Verhinderung auffangen.
Wichtig ist: Nicht jedes private Ereignis führt automatisch zu einem Anspruch auf Sonderurlaub. Entscheidend ist, ob es eine konkrete Anspruchsgrundlage gibt und ob der Anlass tatsächlich in den persönlichen Bereich des Arbeitnehmers fällt.
Welche gesetzliche Grundlage gilt beim Sonderurlaub?
Eine zentrale Rolle spielt häufig § 616 BGB. Danach verlieren Arbeitnehmer ihren Anspruch auf Vergütung nicht, wenn sie für eine verhältnismäßig kurze Zeit aus einem persönlichen Grund ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert sind.
In der Praxis ist § 616 BGB aber nur ein Teil der Grundlage. Arbeitgeber sollten immer zuerst klären:
1. Gibt es eine Regelung im Arbeitsvertrag?
2. Gilt ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung?
3. Wurde in diesen Regelungen § 616 BGB ausgeschlossen oder eingeschränkt?
4. Liegt ein persönlicher, unverschuldeter und kurzfristiger Verhinderungsgrund vor?
5. Geht es um bezahlte Freistellung, unbezahlte Freistellung oder regulären Urlaub?
Gerade Arbeits- und Tarifverträge können Sonderurlaub genauer regeln, bestimmte Fälle ausdrücklich aufzählen oder den Anspruch auf bezahlte Freistellung begrenzen.
Wann besteht ein Anspruch auf Sonderurlaub?
Ein Anspruch kommt vor allem dann in Betracht, wenn Mitarbeitende aus einem persönlichen Grund vorübergehend verhindert sind und ihnen die Arbeitsleistung in dieser Situation nicht zugemutet werden kann. Typische Beispiele sind familiäre Ereignisse wie die eigene Hochzeit, die Geburt eines Kindes, ein Todesfall naher Angehöriger oder ein zwingender persönlicher Termin.
Ob daraus tatsächlich ein Anspruch entsteht, hängt jedoch vom Einzelfall und von den geltenden Regelungen ab. Arbeitgeber sollten deshalb nicht allein nach dem Anlass entscheiden, sondern immer prüfen, welche vertraglichen, tariflichen oder gesetzlichen Vorgaben gelten.
Welche Besonderheiten gelten für Apothekenangestellte?
Für Apothekenangestellte kann der Bundesrahmentarifvertrag für Apothekenmitarbeiter eine wichtige Rolle spielen, sofern er anwendbar ist. Der BRTV regelt Freistellung bei besonderen Anlässen ausdrücklich und nennt unter anderem Ereignisse wie die eigene Eheschließung, bestimmte familiäre Anlässe, Todesfälle naher Angehöriger oder notwendige persönliche Termine.
Für Arbeitgeber in Apotheken ist daher besonders wichtig: Vor einer Entscheidung sollte geprüft werden, ob der BRTV gilt oder ob seine Regelungen arbeitsvertraglich einbezogen wurden. Ist das der Fall, können die tariflichen Vorgaben konkreter sein als eine allgemeine Prüfung nach § 616 BGB.
Ist Sonderurlaub bezahlt oder unbezahlt?
Sonderurlaub ist nicht automatisch bezahlt. Eine bezahlte Freistellung kommt vor allem dann in Betracht, wenn eine entsprechende Anspruchsgrundlage besteht – etwa nach § 616 BGB, einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag.
Ist keine bezahlte Freistellung vorgesehen, kann trotzdem eine unbezahlte Freistellung vereinbart werden. In manchen Fällen kann auch regulärer Urlaub genommen werden. Dabei gelten die allgemeinen Regeln zur Urlaubsgewährung, unter anderem nach § 7 BUrlG.
Was gilt bei Hochzeit, Umzug oder Todesfall?
Bei der eigenen Hochzeit oder einem Todesfall naher Angehöriger kann Sonderurlaub häufig in Betracht kommen. Viele Arbeits- oder Tarifverträge sehen hierfür ausdrücklich eine bezahlte Freistellung vor.
Beim Umzug ist die Lage weniger eindeutig. Ein rein privater Umzug begründet nicht automatisch einen Anspruch auf Sonderurlaub. Anders kann es aussehen, wenn der Umzug aus betrieblichen Gründen notwendig wird oder eine entsprechende Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag besteht.
Arbeitgeber sollten daher auch bei scheinbar typischen Fällen nicht pauschal entscheiden, sondern Anlass, Dauer und geltende Regelungen betrachten.
Was gilt, wenn ein Kind krank ist?
Ist ein Kind krank, kann je nach Situation ein Anspruch auf Freistellung bestehen. Für gesetzlich Versicherte ist insbesondere § 45 SGB V relevant. Dort ist geregelt, unter welchen Voraussetzungen Eltern Kinderkrankengeld erhalten können, wenn sie ihr Kind betreuen oder pflegen müssen.
Da das Thema eigene Voraussetzungen und Besonderheiten hat, empfiehlt sich hier ein genauer Blick in den separaten Beitrag zum Anspruch auf Kinderkrankentage: https://www.mep24software.de/blog/anspruch-auf-kinderkrankentage-das-gilt-fur-2026
Was zählt nicht automatisch als Sonderurlaub?
Nicht jeder private Termin ist Sonderurlaub. Planbare oder frei gewählte private Termine müssen grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit organisiert oder über regulären Urlaub, Gleitzeit oder unbezahlte Freistellung gelöst werden.
Dazu können zum Beispiel gehören:
• private Erledigungen,
• viele planbare Arzttermine,
• freiwillige Behördengänge,
• Handwerkertermine,
• Freizeitveranstaltungen,
• ein Umzug aus rein privaten Gründen.
Entscheidend ist, ob der Anlass unvermeidbar, persönlich, kurzfristig und unverschuldet ist – und ob eine passende Anspruchsgrundlage besteht.
Was sollten Arbeitgeber vor der Freistellung prüfen?
Für Arbeitgeber empfiehlt sich eine klare und einheitliche Prüfung. Zunächst sollte geklärt werden, welche Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung gelten. Anschließend ist zu prüfen, ob § 616 BGB anwendbar ist oder ausgeschlossen wurde.
Außerdem sollten Arbeitgeber unterscheiden, ob es um bezahlte Freistellung, unbezahlte Freistellung oder regulären Urlaub geht. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und vergleichbare Fälle im Betrieb einheitlich behandeln.
Sonderurlaub hängt vom Einzelfall ab
Sonderurlaub ist nur in bestimmten Fällen möglich. Ein automatischer Anspruch besteht nicht allein deshalb, weil ein persönlicher Anlass vorliegt. Arbeitgeber sollten immer prüfen, welche Regelungen gelten und ob der konkrete Fall eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung rechtfertigt.
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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, CanvaPro
Einzelne Inhalte können KI-generiert oder KI-gestützt erstellt bzw. bearbeitet worden sein.
Quellen:
Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – § 616 Vorübergehende Verhinderung:
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__616.html
Sozialgesetzbuch (SGB) Fünftes Buch (V) – § 45 Krankengeld bei Erkrankung des Kindes:
https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__45.html
Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer (Bundesurlaubsgesetz) – § 7 Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs:
https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__7.html
