Urlaubssperren in der Personaleinsatzplanung

Urlaubssperren in der Personaleinsatzplanung – zwischen betrieblicher Notwendigkeit und Mitarbeiterinteressen

Urlaub ist für Mitarbeiter ein gesetzlich geregeltes Recht – für Unternehmen jedoch oft eine organisatorische Herausforderung. Besonders in Branchen wie Apotheken, Einzelhandel oder Gastronomie gibt es Zeiten, in denen der Personalbedarf so hoch ist, dass Ausfälle kaum zu kompensieren sind. In solchen Fällen greifen Arbeitgeber mitunter auf Urlaubssperren zurück. Doch was ist rechtlich erlaubt, wo liegen die Chancen und welche Risiken sollten nicht übersehen werden?

Rechtliche Grundlagen

Rechtlich sind Urlaubssperren nicht grundsätzlich verboten. Nach dem § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) müssen Arbeitgeber die Urlaubswünsche ihrer Mitarbeiter zwar grundsätzlich berücksichtigen, können sie aber dann einschränken, wenn dringende betriebliche Gründe entgegenstehen. Typische Beispiele sind Inventuren, saisonale Hochphasen wie das Weihnachtsgeschäft oder Krankheitswellen. Wichtig ist allerdings, dass die Sperren sachlich begründet und zeitlich klar eingegrenzt sind. Eine pauschale Regel wie „In der Vorweihnachtszeit gibt es keinen Urlaub!“ wäre nicht zulässig. In Betrieben mit Betriebsrat gilt zudem ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG, das bei der Festlegung von Sperrzeiten zwingend zu beachten ist.

Urlaubssperren – sinnvoll oder heikel?

Für Arbeitgeber liegt der Vorteil auf der Hand: Urlaubssperren sichern die Abläufe in kritischen Zeiten, verhindern Personalengpässe und schaffen gleiche Bedingungen für alle. Gerade in Situationen, in denen die Mindestbesetzung unbedingt gewährleistet sein muss, sind sie ein wirksames Instrument.

Zugleich sollten die Risiken nicht unterschätzt werden. Eingeschränkte Urlaubsfreiheit führt leicht zu Unzufriedenheit, besonders wenn Mitarbeiter den Eindruck haben, ihre Wünsche würden pauschal übergangen. Wiederholt eingesetzte Sperren können die Motivation schwächen und im Wettbewerb um Fachkräfte zum Nachteil werden.

Empfehlungen zur Umsetzung

In der Praxis empfiehlt es sich daher, Urlaubssperren nur dort einzusetzen, wo sie wirklich unvermeidlich sind. Entscheidend ist eine transparente Kommunikation – je früher Mitarbeiter wissen, welche Zeiträume betroffen sind und warum, desto eher akzeptieren sie die Einschränkungen. Auch kleine Zugeständnisse können viel bewirken: Wo möglich, können einzelne freie Tage oder freie Brückentage trotz Sperre eine wertvolle Entlastung sein. So lassen sich betriebliche Notwendigkeit und persönliche Bedürfnisse besser miteinander verbinden.

Digitale Planungssysteme wie MEP24web unterstützen Planungsverantwortliche zusätzlich, indem Urlaubssperren direkt im System hinterlegt werden können. Mitarbeiter sehen bereits bei der Beantragung von Urlaub, welche Zeiträume nicht verfügbar sind, und vermeiden so unnötige Rückfragen oder Missverständnisse. Führungskräfte wiederum gewinnen Planungssicherheit und sparen Zeit bei der Abstimmung.

Das Fazit fällt eindeutig aus

Urlaubssperren können ein sinnvolles Mittel sein, um den Betriebsablauf in arbeitsintensiven Phasen zu sichern. Damit sie nicht zum Ärgernis werden, sollten sie jedoch immer sachlich begründet, zeitlich begrenzt und frühzeitig und nachvollziehbar kommuniziert werden. Wer diesen Balanceakt mit Augenmaß meistert, erreicht nicht nur reibungslose Abläufe, sondern auch ein höheres Maß an Akzeptanz im Team.

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Urlaubssperren in MEP24web hinterlegen

Über den Event-Kalender können Sie in MEP24web ein Event „Urlaubssperre“ anlegen, das beim Erstellen eines Urlaubswunsches über das Mitarbeiterportal angezeigt wird. Wünscht ein Mitarbeiter in diesem Zeitraum Urlaub, erhält er einen entsprechenden Hinweis.

Wie Sie dafür vorgehen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag:
‍Urlaubssperren in MEP24web hinterlegen

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Quellen:

Bundesurlaubsgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__7.html

Betriebsverfassungsgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html

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‍‍Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, Canva Pro